Malzeme ve stok takibi nasıl yapılır?

Rafta bulunması, yeni iş için kullanılabileceği anlamına gelmez

Atölyede yirmi kutu görebilirsiniz; fakat bu kutuların yirmi beşi kabul edilmiş siparişler için gerekiyorsa stok fazlanız değil açığınız vardır. Stok takibinin ilk işi, fiziksel olarak elinizde bulunan miktarla başka işlere söz verdiğiniz miktarı ayırmaktır. Yeni bir siparişi yalnız rafa bakarak kabul etmek, bu ayrımı gözden kaçırabilir.

Malzemem ve Stoğum Yeterli mi? dosyasında boş “Planım” ve bağımsız “Örnek” sayfaları bulunur. Planım’da 50 malzeme satırı vardır. Sarı alanlar giriş, mavi alanlar hesap alanıdır. İki sayfalık PDF nasıl kullanılacağını açıklar. Araç otomatik satın alma yapmaz, üretim reçetesini okumaz ve ayrıntılı stok hareket geçmişi tutmaz. Kayıtların fiziksel durumu yansıtmasını siz sağlarsınız.

Başlamadan malzemeleri sayın veya ölçün. Hasarlı, kullanılamaz veya farklı kalitedeki parçaları kullanılabilir malzemeyle karıştırmayın. Sayımın tarihini kendi çalışma kaydınıza not etmek, daha sonra görülen farkları açıklamayı kolaylaştırır.

01 / Her çeşidi kendi birimiyle tanımlayın

Her malzeme için tek satır açın. “İp” yerine “Bej pamuk ip”, “Kutu” yerine ölçüsü belli kutu yazmak yanlış malzemeyi yeterli sanmanızı önler. Renk, ölçü veya nitelik işiniz için fark yaratıyorsa ayrı satır kullanın. Birbirinin yerine kullanılamayan malzemeleri tek toplam altında birleştirmeyin.

Birim seçimini baştan tutarlı yapın: adet, metre veya gram gibi. Aynı satırdaki fiziksel stok, ayrılan miktar, eşik ve alım miktarı aynı birimde olmalıdır. Bir paket elli parça içeriyorsa stok kaydını parça üzerinden tutabilirsiniz; ama alım miktarını paket olarak yazıp hesapta adetmiş gibi kullanmayın.

Üstteki özetler malzeme satırlarının sayısını gösterir. Metre, gram ve adet birbiriyle toplanmaz; toplam satır sayısı elinizdeki tüm malzemenin niceliği değildir.

02 / Fiziksel ve ayrılan miktarı ayrı girin

Fiziksel stok şu anda elinizde bulunan toplamdır. Siparişe ayrılan, bu toplamın kabul edilmiş işler için kullanmayı planladığınız kısmıdır. Dosya kullanılabilir stok = fiziksel stok − ayrılan hesabını yapar. Ayrılan miktarı fiziksel stoktan önceden düşüp sonra tekrar ayrılan alana yazmak, aynı malzemeyi iki kez azaltır.

Ayrılan miktar henüz kullanılmamıştır; yalnız başka bir iş için ayrılmıştır. Üretimde gerçekten kullanıldığında hem fiziksel stoktan hem ayrılan miktardan düşülür. İş iptal olursa kullanılmamış ayrılmış malzeme serbest bırakılır; fiziksel stok aynı kalır. Bu işlem sırasını korumak, tablonun gerçekle uyumunu sağlar.

03 / Yeniden alım eşiğini siz belirleyin

Kullanılabilir stok hangi seviyeye geldiğinde yeni alımı planlamak gerektiğini düşünün. Tüketim hızınız, bekleyen işleriniz ve tedarik süreniz bu kararı etkiler. Dosya bu eşiği kendiliğinden bulmaz. Eşiği başka bir işletmeden kopyalamak yerine kendi kullanımınıza göre belirleyip zamanla gözden geçirin.

Kullanılabilir miktar eşiğe eşit veya altındaysa “Alımı planla” uyarısı görünür. Örnekteki 40 halka için eşik 50 ise alım planlanır. Boş eşik eksik bilgidir; 0 ise bilinçli olarak sıfırda veya altında uyarı istemektir. İkisini aynı şey gibi kullanmayın.

“Eşiğin üzerinde” sonucu yeni siparişinizin her malzemesine yeteceğini göstermez. Eşik yalnız sizin belirlediğiniz sınırdır. Yeni iş yüz adet gerektiriyorsa ve kullanılabilir miktar altmışsa, eşik kırk olsa bile yeni iş için yeterli değildir. Her ürünün gereksinimini reçetenizden ayrıca hesaplayın.

04 / Planlanan alımı gerçek stok saymayın

Tedarik süresini takvim günü olarak girin; 0 aynı gün demektir. Tam sayı kullanın. Araç bu bilgiden otomatik bir varış tarihi hesaplamaz. Tedarikçinin süreyi hangi aşamadan itibaren saydığını ve ürünün elinize ne zaman ulaşacağını ayrıca teyit edin.

“Planladığım alım miktarı” sizin kararınızdır. İhtiyacı, minimum paket büyüklüğünü, bütçeyi ve saklama yerini düşünün. Örnekte yüz halka almayı planlamanız, mevcut kırk kullanılabilir halkayı yüz kırka çıkarmaz. Sipariş verilmesi de fiziksel stok oluştuğu anlamına gelmez; ürün teslim alınıp kontrol edildikten sonra fiziksel miktara eklenir.

Satın alma niyetini, verilmiş siparişi ve teslim alınmış malzemeyi kendi alım kaydınızda açıkça ayırın. Bu Excel bir satın alma süreci otomasyonu değildir. Ödemeyi yapmadan önce nakit planınızı ve tedarikçi koşullarını ayrıca kontrol edin.

05 / Üretimden sonra tabloyu gerçekle eşitleyin

Örnekte 200 halkadan 160’ı ayrılmıştı. Bunlardan 60’ını üretimde kullandıysanız fiziksel stok 140, ayrılan miktar 100 olur; kullanılabilir miktar yine 40’tır. Kalan iş için ayrılan yüz halka hâlâ raftadır. Yalnız fiziksel miktarı azaltıp ayrılanı aynı bırakırsanız tabloda gerçekte olmayan bir açık oluşur.

Hasar, fire veya sayım farkı varsa fiziksel miktarı düzeltin ve nedeni ayrı çalışma notunuzda kaydedin. Düzeltme için negatif tüketim gibi yeni bir yöntem icat etmeyin; dosya hareket geçmişi tutmadığından böyle girişler anlamını kaybettirir. Düzenli aralıklarla küçük bir fiziksel sayım yapmak, birikmiş hataları erken yakalar.

Yeni alım geldiğinde ürünün sayısını, çeşidini ve kullanılabilirliğini kontrol edin. Sipariş edilenden az geldiyse beklediğiniz miktarı değil gerçekten aldığınızı yazın. Hatalı ürünün değişimi bekleniyorsa onu teslim alınmış kullanılabilir stok gibi göstermeyin.

Önce uyarıyı, sonra alım kararını çözün

“Temel bilgileri tamamla” uyarısı malzeme, birim, stok veya ayrılan bilgilerinde eksiklik olduğunu gösterebilir. “Stok açığı” ayrılanın fiziksel stoku aştığını anlatır. Eşik, süre veya alım girdisi uyarılarında sayıların işaretini ve biçimini kontrol edin. Bir satırda birden fazla sorun varsa önce ilk uyarı görünebilir; onu düzelttikten sonra kalan durumu yeniden okuyun.

Boş yerine gerektiğinde 0 yazın. Formül hücrelerinin üzerine sayı yazarak uyarıyı kapatmayın. Dosyanın şifresiz koruması yanlışlıkla değişiklikleri azaltır; verileri gizlemez. Büyük bir düzenleme yapmadan önce tarihli kopya alın ve sonra hesaplanan alanların hâlâ doğru çalıştığını kontrol edin.

Kısa kontrol listesi

• Her malzeme ve önemli varyant ayrı satırda.
• Aynı satırdaki bütün miktarlar aynı birimde.
• Ayrılan miktarı fiziksel stoktan ikinci kez düşmedim.
• Planlanan alımı mevcut stok saymıyorum.
• Eşiğin üstünde olmakla yeni işe yetmeyi ayırıyorum.
• Kullanılan malzemeyi hem fiziksel hem ayrılan miktardan düşürdüm.
• Uyarıları çözüp tedarik süresi ve bütçeyi kontrol ettim.

Sık sorulan sorular

Bu dosya ne kadar satın almam gerektiğini söyler mi?

Hayır. Alım miktarı kullanıcı kararıdır; araç yalnız girdiğiniz bilgileri ve eşik durumunu gösterir.

Eksi stok görünmesi dosya hatası mı?

Her zaman değil. Ayrılan miktarın elinizdekini aşması gerçek bir açığı gösterebilir. Önce sayımı ve ayrılan işleri kontrol edin.

Bitmiş ürünleri de izleyebilir miyim?

Birimi ve ayrılan miktarı açıkça tanımlayabilirsiniz; ancak bu dosya malzemeden bitmiş ürüne otomatik dönüşüm yapmaz. Aynı malzemeyi ve ürünü iki kez var saymamaya dikkat edin.